Gerencie melhor o seu tempo e ganhe muito mais produtividade

21 out Gerencie melhor o seu tempo e ganhe muito mais produtividade

Vamos falar hoje sobre Gestão do Tempo e Produtividade, principalmente no trabalho.

Em várias conversas e treinamentos descobrimos que com a avalanche de informações que recebemos hoje é um desafio para diversas pessoas, principalmente no ambiente empresarial. Por esse motivo resolvemos dar várias dicas aqui que irão ajuda-lo a gerenciar melhor o seu tempo e consequentemente gerar muito mais produtividade.

Antes de qualquer coisa, você sabe o que é a gestão de tempo? Muita gente acha que gerir o tempo se trata de planejar 100% do dia e não sair desse planejamento.

Porém, gerenciar o tempo não se trata de programar cada detalhe do seu dia a dia, mas sim adquirir controle sobre seu tempo disponível, pois quem administra o tempo, aumenta a produtividade.

Agora quanto a produtividade?

– Bem, ser produtivo é fazer aquilo que se considera importante e de prioridade com a menor quantidade de recursos possíveis.

Você sabe a diferença entre uma tarefa importante e urgente?

Se você não sabe, está na hora de pensar a respeito. Quantas tarefas urgentes você tem durante o dia?

Uma tarefa urgente está relacionada ao prazo para realizá-la, que geralmente é curto. Ela te faz parar tudo o que está fazendo para ser prioridade. Já a tarefa importante está relacionada ao valor agregado e, geralmente, implica em algo positivo para seu dia a dia.

Lembrando que todas as empresas possuem esses dois tipos de atividades. Com uma boa gestão do tempo, é possível reduzir as atividades urgentes e ter mais tarefas que são importantes para o andamento do trabalho.

E no mundo corporativo, se os colaboradores não conseguem priorizar tarefas vitais, o desempenho de toda a empresa fica comprometido.

O QUE FAZ VOCÊ PERDER SEU TEMPO?

No ambiente profissional, a produtividade é medida pelos resultados que cada colaborador gera para sua organização.

Resultados positivos significam que houve uma atenção focada nas atividades. Entretanto, os resultados negativos exigem que as prioridades sejam revistas para que o colaborador volte a ser produtivo.

Muitas vezes, segue-se uma rotina diária previamente estabelecida pelo nosso senso crítico de prioridade. Porém, quantas vezes se dá importância apenas àquilo que queremos?

Por esse motivo, é muito importante prestar atenção no que anda roubando seu tempo.

Os desperdícios de tempo podem ser divididos em duas origens:

– Quantos e-mails sem importância você têm recebido? “Este é um desperdício típico da atualidade.”

• Outro desperdício autogerado é mais fácil de ser eliminado e basta um pouco de atenção para notá-lo:
• Desorganização: como está o seu local de trabalho? Ele é funcional e permite que você encontre tudo o que precisa.
• Procrastinação: O quanto você adia suas ações? Este é algo comum.
• Incapacidade de dizer não: Dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso e lhe deixar sobrecarregado.
• Ladrões de tempo: quanto tempo você passa olhando e-mails, mensagens instantâneas e redes sociais?
• Por outro lado, há aqueles desperdícios gerados pelo ambiente. Reuniões sem resultados, conversas paralelas, relatórios sem utilização prática e visitas desnecessárias são alguns exemplos.

 COMO MELHORAR A GESTÃO DO TEMPO E PRODUTIVIDADE NO TRABALHO

Após identificar tudo aquilo que desperdiça seu tempo é hora de colocar a mão na massa com práticas para melhorar sua produtividade.

O Horário Nobre.

Um fato muito importante e que muitas pessoas não prestam atenção é que há horários ao longo do dia em que você produz mais. Alguns especialistas chamam isso de horário nobre.

Ele muda de pessoa para pessoa e pode ser de manhã, à tarde, a noite e até mesmo de madrugada. Descobrir em qual horário você é mais produtivo é útil para realizar aquelas atividades que merecem mais sua atenção.

Traçar planos de execução

Além disso, é preciso traçar planos das atividades a serem realizadas. Esta também é uma dica que varia para cada pessoa.

Sabe aqueles planos que muita gente faz todo final ou começo de ano? Então, em que período do ano eles serão colocados em prática?

Existem planos anuais, mensais, semanais e até mesmo diários. É preciso descobrir qual funciona melhor para você.

A Tecnologia a seu favor

Por fim, a tecnologia pode ser uma grande aliada na melhoria da gestão de tempo e produtividade de uma empresa. Hoje em dia há uma série de sistemas que ajudam o gestor a controlar todas as suas atividades e as de sua equipe.

Independentemente da técnica, lembre-se de fazer uma coisa de cada vez. Fazer o certo da primeira vez impede que você tenha que fazer a mesma tarefa novamente.

Então, qual seu segredo para gerenciar seu tempo e ser mais produtivo? Conta para a gente!

Aline Monteiro

Trabalhou por 7 anos no Sebrae/PR (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Paraná), exercendo as funções de consultora e gestora de projetos e há um ano atua como consultora na área de processos e pessoas.

Nos últimos 8 anos, esteve em contato com empresários e instituições locais e regionais desenvolvendo ações com foco no desenvolvimento regional e melhoria na gestão das micro e pequenas empresas.